Contoh Surat Permohonan

Surat adalah alat yang digunakan oleh lembaga, organisasi, instansi maupun swasta dalam berkomunikasi, menyampaikan ide dan bertukar informasi. Fungsi dari surat resmi biasanya mencakup lima hal berikut: sebagai sarana pemberitahuan, buah pemikiran, permintaan, gagasan serta sebagai pedoman kerja. Meski saat ini surat sudah jarang digunakan dalam berkomunikasi pribadi karena sudah tergantikan dengan berbagai media lain yang lebih modern dan instan, tetapi surat resmi masih merupakan bagian penting dalam dunia kerja.Surat resmi dapat dibuat oleh suatu kelompok atau orang per orang.
Terdapat berbagai jenis surat resmi, selain surat perjanjian, surat pengaduan, surat lamaran dan sebagainya, terdapat pula Surat Permohonan.

Surat Permohonan yaitu jenis surat yang berisi permohonan atau perrmintaan sesuatu (barang, jasa, persetujuan dll.) kepada pihak lain. Contohnya permohonan untuk seseorang menjadi pembicara dalam seminar, permohonan beasiswa, permohonan pinjaman sesuatu, permohonan pemindahan lokasi, permohonan dana, permohonan izin dan lain-lain.

Dalam menuliskan Surat Permohonan, perlu di perhatikan unsur-unsur penting yang harus terkandung di dalamnya, seperti:

  • Identitas Pemohon, hal ini penting dalam setiap jenis surat agar penerima bisa dengan mudah mengetahui siapa pengirim surat tersebut dan mendapatkan info dari pengirim.
  • Isi Permohonan, yaitu isi dari surat tersebut, apakah permohonan penambahan upah, atau pemindahan pindah tugas. Isi dari pesan haruslah jelas, agar penerima pesan bisa mengerti dan dan tidak terjadi kesalah paham.
  • Tujuan dan alasan pemohon, poin ini termasuk dalam Isi pesan permohonan. Jadi, dalam setiap pesan permohonan, harus mengandung tujuan serta alasan dari pemohon mengajukan permohonan. 
  • Pernyataan kesungguhan dalam memohon, yaitu Anda harus bisa meyakinkan penerima pesan agar menerima permohonan anda.
  • Batas waktu maksimal mengajukan permohonnan, hal ini penting agar penerima mengetahui tenggat waktu yang Anda toleransi untuk permohonan tersebut, berikan alasan bahwa Anda akan membatalkan permohonan dalam waktu tertentu atau mengajukan permohonan pada instansi lain. Hal ini agar penerima pesan bisa lebih sigap dalam merespon pesan Anda.
 
    Menulis Surat Permohonan sangat berguna bagi mereka yang berada dalam suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta dalam mempermudah pekerjaan, atau mendapatkan bantuan dalam beberapa hal (misalnya dana). Mengapa demikian? karena dalam memohon tentunya kita harus berlaku sopan terhadap seseorang yang kita ajukan. dengan menulis surat permohonan, maka permohonan tersebut lebih bernilai dan menambah kemungkinan penerimaan. 

    Surat Permohonan bisa di tulis secara manual menggunakan tangan atau bisa juga menggunakan komputer lalu tinggal di cetak menggunakan printer. Tergantung situasi dan jenis surat. Apabila seorang siswa ingin mengajukan permohonan izin pada wali kelas, maka bisa menulis dengan tangan Surat Permohonan tersebut, sedangkan bila ingin mengajukan permohonan di dalam lingkup kantor, maka menggunakan komputer lebih layak, rapih dan formal. Kegiatan yang bersifat formal tentu dibutuhkan komunikasi lewat surat, karena bila menggunakan SMS (short message service) tentu terlihat tidak profesional sehingga akan ditolak.

    Surat permohonan atau surat resmi pada umumnya memiliki beberapa bagian, yaitu Pembuka, Isi dan Penutup. Dalam salam pembuka sebaiknya menggunakan kata-kata salam umum dan familiar. Bisa juga menggunakan salam dari agama tertentu. Kemudian pada bagian isi surat dicantumkan maksud dan tujuan dari penulisan surat tersebut, pemilihan kata dan bahasa yang baik sangat penting dalam bagian ini. Yang terakhir adalah penutup yang berisi salam penutup, nama pengirim, tembusan, tanda tangan dan sebagainya. Untuk menghormati penerima pesan jangan lupa menyematkan ucapan terima kasih.



    Dalam membuat Surat Permohonan, sama seperti jenis surat lainnya, jangan lupa untuk mencantumkan identitas pengirim seperti; nama lengkap beserta jabatan (bila ada) dan alamat pengirim. Tuliskan pula alasan anda mengajukan permohonan, alasannya harus jelas dan tidak bertele-tele. Selain itu, tuliskan pula apa manfaat langsung atau tidak langsung bagi penerima maupun pemberi permohonan tersebut. Cantumkan jumlah dana yang ingin di mohonkan (dalam permohonan dana), atau tuliskan secara rinci jenis kegiatan dan banyaknya permohonan yang anda minta. Hal ini penting agar surat jelas dan mudah di pahami. Dan yang paling penting juga adalah penggunaan kata-kata yang sesuai, sopan, dan baku (sesuai kaidah yang berlaku) dalam surat tersebut demi kelancaran.


    Menyangkut pembuatan Surat Permohonan, lalu bagaimanakah contoh surat permohonan yang baik dan benar? berikut ini adalah beberapa contoh surat permohonan yang sesuai kaidah penulisan surat resmi.

    Contoh Surat Permohonan 

    *) Bergantung pada siapa Anda memberi permohonan, sisipkan pula beberapa arsip atau berkas tambahan. contohnya: Laporan kegiatan, Surat keterangan, Fotocopy kartu identitas dan sebagainya.

    Contoh Surat Permohonan Beasiswa

     


    SURAT PERMOHONAN
    Nomor             : 12/SPB/xyz/abc/2014
    Lampiran         : 5
    Hal                  : Permohonan Beasiswa
    Kepada Yth.
    Kepala Universitas
    Di Tempat

    Dengan Hormat,
    Yang bertanda tangan di bawah ini saya :
    Nama:
    Tempat/tanggal lahir:
    Semester:
    Jurusan:
    Fakultas:
    Alamat:
    No.Telp:
    Bersama ini saya mengajukan permohonan beasiswa pendidikan tahap Ke II bulan Juli sampai dengan Januari 2014 dengan lampiran sebagai berikut :
    1.      Surat Keterangan dari Perguruan Tinggi sedang aktif mengikuti perkuliahan pada semester genap tahun ajaran 2013/2014.
    2.      Surat Keterangan tidak sedang menerima beasiswa dari Lembaga atau Instansi lain dari Perguruan Tinggi.
    3.      Surat tidak pernah melakukan kegiatan/melanggar tata tertib akademis dari Perguruan Tinggi.
    4.      Struk gaji orang tua yang bekerja
    5.      Foto copy Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk yang masih berlaku dan dilegalisir oleh instansi yang berwenang.
    Demikian permohonan ini saya ajukan untuk dapat diterima, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

    Pemohon

    (nama anda)
    No KTM:….




    Contoh Surat Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan

    *) Dalam surat permohonan izin penyelenggaraan kegiatan, jangan lupa melampirkan waktu pelaksanaan acara/kegiatan. Bila ada tembusan lebih baik di lampirkan dalam surat.


    Magelang, 18 Juli 2015

    Nomor             : .....................
    Lampiran         : 1 buah proposal
    Hal                  : Permohonan Izin Penyelenggaraan Kegiatan

    Kepada Yth.
    Ketua RW 10
    Di Tempat

    Dengan Hormat,
    Dalam rangka memeriahkan HUT RI ke 70, kami selaku pengurus Karang Taruna RW 10 bermaksud akan menyelenggarakan kegiatan perlombaan panjat pinang pada :

    Hari                 : Minggu
    Tanggal           : 18 Agustus 2015
    Waktu             : Pukul 08.00 WIB sampai selesai
    Tempat            : Lapangan serba guna RW 10

    Demi suksesnya penyelenggaraan acara tersebut kami selaku pengurus karang taruna RW 10 dan juga panitia acara memohon izin dan persetujuan untuk menggunakan lapangan serba guna RW 10.

    Demikian surat permohonan ini kami ajukan, atas perhatian dan ijin yang di berikan kami ucapkan banyak terima kasih.

     Tertanda
       
     Ketua Karang Taruna RW 10


     Setiawan Wahyu


    Demikianlah pembahasan tentang Contoh Surat Permohonan, dan hal-hal penting dalam membuat Surat Permohonan. Penulisan surat jenis ini tinggal di sesuaikan dengan keinginan dan kondisi Anda. Beberapa contoh surat permohonan diatas merupakan contoh format penulisan surat permohonan yang baik dan benar sesuai dengan pedoman yang ada. Akhir kata, sebelum Anda mengirimkan surat permohonan yang Anda tulis, pastikan Anda melakukan pengecekan terlebih dulu guna memastikan tidak ada informasi yang salah. Semoga bermanfaat.


    0 Response to "Contoh Surat Permohonan"

    Post a Comment

    close