Contoh Surat Laporan Yang Benar

Pengertian


Pengertian Surat Laporan pada umunya adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data. Secara Umum Laporan Dapat Diartikan Sebagai bentuk penyampaian berita,keterangan,pemberitahuan ataupun pertanggungjawaban baik secara lisan maupun secara tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang ada diantara mereka. Dan Salah satu cara pelaksanaan komunikasi dari pihak yang satu kepada pihak lain.

Fungsi


Fungsi laporan:

  • Sebagai bahan pertanggungjawaban
  • Alat menyampaikan informasi
  • Alat pengawasan
  • Bahan penilaian
  • Bahan pengambilan keputusan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam laporan:

  • Harus jelas dan cermat
  • Mengandung kebenaran dan objektifitas
  • Lengkap
  • Tegas dan konsisten
  • Langsung mengenai sasaran
  • Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
  • Disertai dengan saran-saran
  • Tepat waktu

Dari namanya sudah dapat disimpulkan bahwa surat laporan adalah surat yang berisikan mengenai laporan suatu hal misalnya tentang pekerjaan. Tujuannya tentu saja untuk menyampaikan laporang yang berkaitan dengan hal tersebut. Bagian-bagian isi laporan tergantung dari ragam laporan yang dibuat. Surat laporan ini sendiri terdiri dari beberapa komponen atau bagian penting, antara lain:

1. Sampul
Sampul atau cover adalah bagian yang biasanya berada paling luar. Sampul ini juga berisi judul laporan, penyusunan laporan, kepentingan penyusunan laporan, logo instansi, dan bulan pembuatan laporan itu sendiri.

2. Halaman Judul
Bagian penting yang kedua adalah halaman judul. Halaman judul ini berisikan tentang judul laporan, nama dan identitas penerima laporan. nama dan identitas penulis, tempat dan tanggal. Judul laporan juga harus jelas, ringkas, lengkap, dan mencerminkan isi secara keseluruhan. Identitas dan nama penerima biasanya tidak selalu ditulis, namun jika akan disertakan maka biasanya diawali dengan kata "Diserahkan Kepada". Nama dan identitas penulid didahului kata "Oleh" dan diikuti identitas penulis. Tempat dan tanggal ditulis pada bagian bawah dengan terpisah.

3. Surat Penyerahan
Bagian yang ketiga adalah surat penyerahan. Surat penyerahan merupakan surat formal yang berisi unsur-unsur konvensional surat dengan judul "Surat Penyerahan". Sebenarnya surat penyerahan ini sendiri bukan bagian dari laporan, namun hanya sebagai pengantar dan sifatnya perorangan. Jadi surat ini tidak wajib dibuat, akan tetapi akan lebih baik jika disertakan.

4. Abstrak
Apa itu abstrak? Abstrak adalah suatu uraian yang bertujuan menerangkan aspek-aspek yang ditulis dan informasi penting dalam laporan kepada pembaca. Abstrak ini keberadaannya cukup penting untuk melihat secara sekilas isi dari laporan. Selain itu abstrak juga dapat digunakan untuk menyegarkan ingatan agar ingat kembali isi laporan yang telah dibaca.

5. Daftar Isi
Mengenai daftar isi, bagian ini adalah bagian dari laporan yang menunjukkan garis besar judul, subjudul laporan yang memberi gambaran dan petunjuk topik apa saja yang dilaporkan. Gunanya daftar isi ini adalah untuk memudahkan pembaca mengetahui struktur dari laporan.

6. Pendahuluan
Bagian yang berikutnya adalah pendahuluan. Pendahuluan ini merupakan bagian dari laporan yang berfungsi sebagai pengantar sebelum memasuki inti dari suatu laporan. Pendahuluan berisi tentang latar belakang masalah, ruang lingkup, uraian ringkas penyusunan, tujuan, sumber informasi, waktu pelaksanaan, dan lain sebagainya.

7.  Isi
Dan ini merupakan bagian yang paling penting dan harus ada dalam membuat surat laporan. Karena jika tidak ada, apa gunanya anda membuat surat laporan. Isi dari laporan ini menyangkut tentang persoalan dan segala sesuatu yang berkaitan langsung dengan persoalan tersebut. Biasanya isi laporan, mencakup : 
  • Hasil pengamatan
  • Pencocokan data dan fakta
  • Faktor pendukung dan penghambat
  • Pembahasan dan hasil dari sesuatu yang telah dilaksanakan mengenai pokok persoalan yang akan dilaporkan.
8. Kesimpulan dan Saran
Bagian dari surat laporan yang berikutnya adalah kesimpulan dan saran. Kesimpulan dan saran ini merupakan bagian penutup dari surat laporan. Kesimpulan ditarik dari fakta-fakta dan banyak mempersoalkan hubungan logis. Sedangkan daran sendiri adalah langkah atau alternatif penyelesaian masalah agar masalah tersebut dapat diatasi dengan sebaik-baiknya. Bentuk dari kesimpulan ini sendiri tergantung dari isi laporan karena urutan penyajiannya sesuai dengan isi laporan.

9. Bagian Pelengkap
Yang terakhir dari bagian surat laporan adalah bagian pelengkap. Bagian ini adalah bagian dari laporan yang melengkapi laporan tersebut. Bagian pelengkap ini biasanya berupa lampiran dan bibliografi. Sebagai contoh lampiran tentang data yang telah dikumpulkan, foto-foto, peta, dan lain sebagainya.


Contoh Surat Laporan



Berikut ini adalah contoh surat laporan yang bisa Anda jadikan sebagai rujukan sesuai sifat dan kepentingannya:


PT Sentosa Sukses Bersama
Kantor Pusat:   Jalan Gatot Soebroto Kavling 5-7 Jakarta
Telepon (021) 5444455
Kantor Cabang: Jalan Tembaga Nomor 5 Yogyakarta
  Telepon (0274) xxxxxx Faksimile (0274) xxxxx
==================================================
   



Yogyakarta, 16 Desember 2005
Nomor: 24/SM/XII/2005

Yang terhormat
Direktur PT Sentosa Sukses Bersama
Jalan Gatot Soebtoro Kavling 5-7
Jakarta

Hal: Data karyawan cabang


Dengan hormat,

Dengan perantaraan surat ini saya melaporkan data karyawan cabang kepada Bapak Direktur, datanya adalah sebagai berikut:


  • Jumlah karyawan 150 orang (50 pria dan 100 wanita)
  • Karyawan yang mengundurkan diri 5 orang
  • Karyawan yang tugas belajar ke luar negeri 2 orang, dan
  • Karyawan yang diperbantukan ke anak cabang 6 orang.

Berkenaan dengan data diatas, saya mengusulkan kepada bapak untuk menambah karyawan baru sejumlah 10 orang sebagai pengganti mereka yang bertugas di luar cabang. Dimana pada saat ini banyak klien yang harus dilayani, saya harap bapak segera merealisasikannya segera demi kelancaran kantor cabang ini.

Atas perhatiannya saya sampaikan banyak terima kasih.



Hormat saya,





Deny Sihotang

Manager Cabang PT Sentosa Sukses Bersama

Nah itulah salah satu contoh surat laporan yang benar. Semoga ulasan ini berguna bagi kalian yang sedang mencari referensi surat laporan. Akhir kata, sampai ketemu di postingan contoh surat berikutnya.



0 Response to "Contoh Surat Laporan Yang Benar"

Post a Comment

close